Combien coûte vraiment votre informatique ? La méthode d'audit en six étapes

Vous connaissez le total. C'est la ligne « informatique et télécoms » de votre compte de résultat, et elle monte doucement chaque année. Ce que vous ne connaissez pas, c'est sa composition.

Ce n'est pas de la négligence. Un budget informatique de PME ne se décide pas : il se sédimente. Une ligne ici, un abonnement là, un contrat reconduit par défaut parce que personne n'a reçu de rappel. Chaque montant pris isolément est trop petit pour déclencher une alerte. C'est précisément ce qui le rend invisible.

Bonne nouvelle : l'audit ne demande ni outil, ni prestataire, ni compétence technique. Il demande deux demi-journées, un tableur et un peu d'obstination. Voici la méthode que nous appliquons chez nos clients, en six étapes, que vous pouvez conduire seul.

Étapes 1 et 2 : douze mois de factures, puis l'inventaire des lignes

Commencez par la matière première. Pas trois mois : douze. Beaucoup de dépenses informatiques sont annuelles et passent sous le radar d'un trimestre — renouvellement de nom de domaine, certificat, licence de logiciel métier, contrat de maintenance.

Demandez à votre comptable l'extraction du grand livre sur douze mois glissants, sur les comptes qui portent l'informatique : locations (613), entretien et maintenance (615), frais postaux et de télécommunications (626), redevances pour licences et concessions (651). Ajoutez les immobilisations et les contrats de location financière. Vous obtenez une liste. Elle est plus longue que prévu.

Deuxième étape : l'inventaire des lignes. Une ligne, un numéro, un usage, une personne. Si vous ne pouvez pas remplir les trois dernières colonnes, vous venez de trouver votre première économie.

Cherchez en particulier les lignes qui ne parlent à personne. Les cartes SIM machine à machine : alarme, ascenseur, terminal de paiement, télésurveillance, supervision de chaufferie. Les lignes analogiques d'un fax que plus personne n'utilise. Les numéros directs de salariés partis. Les accès internet d'un site déménagé, jamais résiliés parce que la facture est prélevée et que le prélèvement, lui, ne se plaint jamais.

Cet inventaire a une seconde utilité, et elle est urgente. Les réseaux 2G et 3G ferment. Orange a engagé l'extinction de sa 2G à partir de mars 2026, avec une généralisation dans l'année ; SFR et Bouygues Telecom suivent fin 2026. Pour la 3G, l'échéance annoncée est fin 2028 chez Orange et SFR, fin 2029 chez Bouygues Telecom. Tout boîtier qui communique en 2G — et il y en a beaucoup dans les ateliers, les ascenseurs et les alarmes — devra être remplacé ou reparamétré. Autant le savoir avant que l'alarme cesse de remonter.

Étape 3 : confronter les licences au registre du personnel

C'est l'étape la plus rentable, et la plus rapide. Exportez la liste des utilisateurs de votre environnement Microsoft 365 avec les licences attribuées. Posez à côté le registre unique du personnel. Comparez.

Vous allez trouver trois catégories. Les licences attribuées à des salariés partis, que personne n'a désaffectées parce que la boîte mail devait « rester accessible quelque temps ». Les licences achetées mais non attribuées, payées tous les mois pour un siège vide. Et les doublons fonctionnels : un antivirus facturé alors que la protection est déjà comprise dans l'abonnement, un stockage cloud tiers en parallèle de celui dont vous disposez déjà.

Vérifiez aussi le type d'engagement. Un abonnement annuel payé mensuellement n'est pas un abonnement mensuel : il court jusqu'à sa date d'anniversaire, et le nombre de sièges ne se réduit qu'à ce moment-là. Notez la date. Elle vaut de l'argent. Nous détaillons ces arbitrages sur notre page licences Microsoft 365.

Un conseil de méthode : avant de supprimer quoi que ce soit, on convertit la boîte d'un salarié parti en boîte partagée ou on archive son contenu. Économiser une licence en perdant cinq ans d'historique commercial n'est pas une économie.

Étape 4 : retrouver la date d'anniversaire de chaque contrat

Beaucoup de dirigeants croient qu'on les préviendra. C'est vrai pour un particulier. Ce n'est pas vrai pour eux.

L'obligation d'information préalable avant reconduction tacite figure à l'article L. 215-1 du code de la consommation. Elle protège les consommateurs et les non-professionnels. Elle ne s'applique pas aux contrats conclus entre professionnels dans le cadre de leur activité. Autrement dit : personne n'est tenu de vous rappeler que votre contrat de maintenance se reconduit pour trois ans dans onze jours.

Ce qui s'applique, c'est le contrat. Reprenez chacun d'eux et notez trois informations : la date de fin de période, la durée du préavis, la forme exigée pour résilier. Puis créez un rappel dans un agenda partagé, calé sur la date de fin moins le préavis, moins trente jours. Trente jours pour décider, comparer, négocier. Sans cette marge, vous ne négociez pas : vous subissez.

Ce petit tableau de dates est, de loin, le livrable le plus utile de tout l'audit. Il transforme un budget subi en calendrier de décisions.

Étape 5 : le matériel amorti qui continue d'être facturé

L'amortissement comptable et le contrat de location sont deux choses différentes. Le premier s'arrête tout seul. Le second, non.

Un copieur, une baie, un parc de postes en location financière sur trente-six ou quarante-huit mois : à l'échéance, si personne ne restitue le matériel et ne notifie la fin du contrat, les loyers peuvent se poursuivre. Le matériel est comptablement invisible et financièrement bien présent. Vérifiez donc, pour chaque contrat de location : la date de fin de période irrévocable, ce que prévoit le contrat en cas de non-restitution, et si le matériel listé existe encore physiquement.

Passez ensuite aux contrats au coût page. Ils comportent souvent un volume minimum facturé. Si vos usages ont baissé — et depuis la dématérialisation des factures, ils ont baissé — vous payez des pages que vous n'imprimez plus. Relevez les compteurs réels sur douze mois et comparez au minimum contractuel.

Dernier point : les contrats de maintenance orphelins. Un serveur remplacé, une application abandonnée, un logiciel dont l'éditeur a été racheté. La maintenance, elle, continue de se prélever. Croisez la liste des contrats avec l'inventaire physique du parc. Chaque ligne sans objet identifiable est une candidate à la résiliation.

Étape 6 : le coût que personne ne facture

Il reste la part invisible, et c'est souvent la plus lourde. Le collègue « qui s'y connaît un peu » et qui passe deux heures à dépanner une imprimante. L'atelier arrêté parce que le poste de saisie ne redémarre pas. Le commercial qui refait à la main un tableau qu'un automatisme produirait tout seul.

Ce coût ne figure sur aucune facture, donc il n'entre dans aucun arbitrage. Sortez-le de l'ombre avec une seule question, posée à cinq personnes : combien d'heures avez-vous perdues le mois dernier à cause d'un problème informatique ? Additionnez, multipliez par un coût horaire chargé moyen. Le chiffre obtenu n'a pas besoin d'être exact. Il a besoin d'exister.

Terminez par un indicateur unique : le coût informatique complet, divisé par le nombre de postes de travail, par mois. C'est votre repère. Suivez-le trimestre après trimestre. Une variation brutale a toujours une explication, et l'explication est toujours instructive.

Ce que vous ferez de ce chiffre

Le réflexe est de couper. C'est rarement la meilleure idée. L'objectif d'un audit n'est pas de dépenser moins : il est de savoir ce qu'on achète, et de réaffecter ce qui ne sert plus vers ce qui manque.

Dans la plupart des audits que nous menons, le budget total bouge peu. C'est sa répartition qui change. Les lignes mortes financent la sauvegarde externalisée, le renouvellement des postes hors d'âge, la fibre qui manquait au deuxième bâtiment. Le même euro, mieux placé.

Un dernier mot sur la fréquence : refaites l'exercice une fois par an, en même temps que le budget. La deuxième fois prend une demi-journée. La troisième, deux heures. C'est le seul chantier informatique qui devient plus rapide à chaque itération.

Si vous préférez ne pas le faire seul, c'est exactement le point de départ de nos missions d'infogérance et de télécom. On regarde vos factures avant de vous proposer quoi que ce soit. Écrivez-nous depuis la page contact, ou appelez le 02 51 67 51 22. Apportez douze mois de factures. On apporte le tableur.